Performance management: Efficiënter aan de slag

Het beheren en verbeteren van de systeemprestatie verlangt van een consultant de juiste kennis van verschillende disciplines. Zowel van het besturingssysteem, de database, de interfaces en sterke inhoudelijke kennis van JD Edwards. Door de complexe samenhang van de verschillende componenten waaruit ERP-software is opgebouwd, is het een uitdaging te ontdekken wat precies niet werkt, waardoor prestatie-problemen ontstaan en waarom het systeem niet optimaal functioneert.

Onze Forza consultants hebben alle kennis in huis om het systeem optimaal te laten presteren. Op basis van onze expertise op het gebied van Performance Management zijn wij lid van de Oracle JD Edwards Performance Taskforce. Forza Consulting wordt door het development team in Denver gezien als een sterke partner, waarmee regelmatig kennis en ervaringen worden gedeeld.

Naast de standaard Oracle Server Manager-toolset, bestaat er een unieke, specifiek voor JD Edwards ontwikkelde performance monitor-tool. Met deze tool, genaamd PRISM, kan de performance van een JD Edwards omgeving gemonitord worden en kunnen verbeterpunten op tijd worden ontdekt.

In de wereld van performance management is de keuze aan systemen enorm. Deze systemen zijn ontworpen om bedrijven te helpen hun doelstellingen effectief te beheren, meten en bereiken. We hebben de verschillende soorten systemen en hun kenmerken voor je op een rijtje gezet:

1. Traditionele beoordelingssystemen: Deze zijn vaak gebaseerd op jaarlijkse beoordelingscycli. Ze focussen op het evalueren van de prestaties van medewerkers over een bepaalde periode, vaak een jaar, en kunnen soms als star en reactief worden beschouwd.
2. 360-graden feedback systemen: Zoals de naam al doet vermoeden, verzamelt dit systeem feedback vanuit meerdere bronnen – collega’s, ondergeschikten, managers en soms zelfs klanten. Het biedt een duidelijk en overzichtelijk beeld van de prestaties van een medewerker.
3. Real-time feedback systemen: Deze systemen promoten een continue dialoog tussen managers en werknemers. Ze zijn flexibeler en stellen teams in staat om snel bij te sturen op basis van onmiddellijke feedback.
4. Doelgerichte systemen: Centraal hierin staat het stellen, volgen en meten van specifieke doelen of Key Performance Indicators (KPI’s). Ze zijn vaak verbonden met een kpi manager die helpt bij het identificeren en monitoren van cruciale prestatie-indicatoren.
5. Zelfevaluatiesystemen: Hierbij worden werknemers aangemoedigd om hun eigen prestaties kritisch te evalueren, wat kan bijdragen aan zelfbewustzijn en persoonlijke groei.
6. Cloud-gebaseerde systemen: Met de technologische vooruitgang zijn veel performance management systemen naar de cloud verplaatst. Deze systemen bieden schaalbaarheid, toegankelijkheid vanaf elk apparaat en integraties met andere bedrijfssoftware.
7. Geïntegreerde performance management systemen: Deze systemen combineren vaak verschillende functies zoals feedback, doelstellingenbeheer, training en ontwikkeling binnen één platform.

Het kiezen van het juiste performance management systeem hangt af van de unieke behoeften, cultuur en doelen van jouw organisatie. Terwijl sommige bedrijven baat hebben bij een meer gestructureerd, jaarlijks systeem, hebben anderen mogelijk meer flexibiliteit en real-time feedback nodig. Wat essentieel is, ongeacht het gekozen systeem, is de duidelijke communicatie, betrokkenheid van medewerkers en het vermogen om het systeem aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften.

Het performance management proces is een doorlopende cyclus die ontworpen is om de prestaties van individuen en teams continu te monitoren, meten en verbeteren. Dit proces bestaat uit verschillende fases die elkaar aanvullen en samen zorgen voor een effectieve prestatiebeoordeling en -ontwikkeling. Laten dieper ingaan op de stappen die dit proces vormen.

1. Doelstellingen Definiëren

Voordat je medewerkers kunt beoordelen, moet je eerst duidelijke en meetbare doelstellingen vaststellen. Dit kunnen bedrijfsbrede doelen zijn, zoals een bepaald omzetcijfer bereiken, of individuele doelen, zoals het voltooien van een project binnen een bepaalde tijd. Deze doelstellingen moeten SMART-gericht zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

2. Prestatieplanning

In deze fase werken managers en medewerkers samen om een prestatieplan op te stellen. Dit plan beschrijft de verwachte prestaties en de middelen of trainingen die nodig zijn om deze te bereiken.

3. Voortdurende monitoring

Prestaties worden niet slechts één keer per jaar bekeken; ze moeten continu worden gemonitord. Regelmatige check-ins en feedbacksessies zijn essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen op de goede weg is en eventuele problemen vroegtijdig aan te pakken.

4. Tussentijdse evaluatie

Halverwege de beoordelingsperiode is het nuttig om een tussentijdse evaluatie te houden. Dit biedt een kans om de voortgang te beoordelen, feedback te geven en eventueel de doelstellingen bij te stellen.

5. Prestatiebeoordeling

Dit is de fase waarin managers de prestaties van de medewerker formeel beoordelen. Het is belangrijk om zowel successen als verbeterpunten te bespreken en ervoor te zorgen dat feedback constructief is.

6. Feedback en coaching

Op basis van de beoordeling worden gerichte feedback en coaching gegeven. Dit helpt medewerkers hun prestaties te verbeteren en zich verder te ontwikkelen in hun rol.

7. Beloningen en erkenning

Toppresteerders moeten worden erkend en beloond voor hun harde werk en toewijding. Dit kan variëren van financiële bonussen tot promoties of andere vormen van waardering.

8. Persoonlijke ontwikkelingsplannen

Na het beoordelingsproces worden ontwikkelingsplannen opgesteld om medewerkers te helpen zich te richten op hun groeigebieden, nieuwe vaardigheden te leren en zich voor te bereiden op toekomstige rollen of uitdagingen.

Het performance management proces is cyclisch en doorlopend. Na de laatste fase begint het proces opnieuw, waarbij de geleerde lessen worden toegepast en nieuwe doelstellingen worden vastgesteld. Deze gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat bedrijven en hun medewerkers voortdurend groeien en zich ontwikkelen in lijn met de bedrijfsdoelstellingen.