Soorten bedrijfsprocessen

Eerst is het goed om te kijken wat een bedrijfsproces nou precies is. Een bedrijfsproces is eigenlijk gewoon een omschrijving van de werkwijze die wordt gehanteerd met allerlei soorten afspraken en protocollen. Het hele proces wordt op een vaste manier door meerdere mensen uitgevoerd. Zo wordt er een doel gesteld om producten en diensten op een goede manier te leveren aan de klant. De volgende bedrijfsprocessen worden gebruikt in de praktijk:

• Primaire processen: Hier wordt vooral gelet op het halen van het hoofddoel. Zo is het de bedoeling om een product te leveren die goede kwaliteit heeft en waardevol is voor de klant.
• Besturende processen: De activiteiten van dit proces zijn vooral gericht op de beleidsmatige dimensie. Hier worden dingen als plannen, controleren en evalueren bedoeld.
• Ondersteunende processen: Zo’n soort proces ondersteunt een primair proces. Hiermee is de bedoeling om alles zonder fouten te laten verlopen en ervoor te zorgen dat het uitloopt tot succes.

De soorten stappen die je neemt voor het verbeteren van je bedrijfsprocessen kunnen erg verschillen per proces waar je aan werkt. Wij noemen hieronder verschillende mogelijkheden die gehanteerd kunnen worden:

1. Het verbeteren van het productieproces

De productie van een bedrijf kan een erg groot onderdeel zijn van het bedrijf. Door te kijken naar de verbeteringen van het productieproces, kan je enorme stappen maken richting groot succes. Het proces kan op verschillende manier verbeterd worden:

• Let op de workflows die er gehanteerd worden
• Zorg ervoor dat er gekeken wordt naar de processen en technologie en zorg ervoor dat die op zijn tijd wordt geupdate
• Zorg ervoor dat onderhoud dat gepland staat serieus wordt aangepakt.
• Maak gebruik van investeringen in het personeel en de plek van werken. Hier kan je denken aan trainingen, workshops, cursussen, maar ook aan een veilig en schoon kantoor.

2. Optimaliseer het proces door af te komen van overbodige processen

Er zitten wel eens stappen in een proces die totaal overbodig zijn, maar dat zie je vaak eigenlijk niet. Zo zijn er handelingen die erg vaak worden uitgevoerd, terwijl dit eigenlijk maar 1 keer nodig is. Deze stappen worden dan veel meer uitgevoerd dan nodig. Door van al deze onnodige processen af te komen, zal je al snel een verbeterd en efficiënter bedrijfsproces hebben.

Nu is nog de vraag wanneer er sprake is van een procesonderdeel die onnodig is. Hiervoor kan je de vraag stellen: “Zijn de handelingen die uitgevoerd worden, een echte meerwaarde voor je dienst of product?” Wanneer dit niet het geval is, is het hoogstwaarschijnlijk een overbodig onderdeel.

3. Deadlines als prioriteit stellen.

Als deadlines, taken en rollen in een bedrijf onduidelijk zijn, dan belemmert dit een groot deel van het hele bedrijfsproces. Door ervoor te zorgen dat de deadlines prioriteit krijgen, zal dit het hele proces verbeteren. Dit zorgt voor duidelijkheid voor het hele team. Het stellen van heldere deadlines zorgt voor verschillende voordelen:

• Het hele team van een organisatie krijgt meer duidelijkheid.
• Door deadlines zorg je ervoor dat er meer motivatie is om door te werken. Het leidt vaak ook tot verbeterde werkprestaties.
• Een gezamenlijk doel wordt hiermee opgesteld voor het gehele team om aan te werken.

Zorg ervoor dat niet voor elk proces een strakke deadline is, en dat de deadlines die er zijn redelijk en haalbaar opgesteld worden. Als er sprake is van te veel deadlines die lastig te halen zijn, zal dit resulteren in een gestreste werksfeer in het gehele team, wat averechts werkt op de werkprestaties.

4. Vervang tijdig

Er zijn bedrijven die problemen hebben met het uitvallen van apparatuur of personeel. Hierdoor heb je al snel dat de processen van het bedrijf stil vallen. Door snel te anticiperen op deze uitval en vervanging te regelen, zal je ervoor zorgen dat er niet te lang stilgestaan wordt. Probeer dan te zoeken naar een medewerker die de juiste kwaliteiten heeft om gelijk de vervangende rol in te nemen.

5. Leerprocessen op werk

Door altijd te leren zal je goed up to date blijven op de huidige arbeidsmarkt. Het is erg slim om gebruik te maken van ‘training on the job’. Door veel gebruik te maken van leermaterialen die een medewerker dagelijks kan gebruiken op werk, zal dit de medewerker helpen groeien. Het gebruik van training on the job is vaak een zwaar proces en ook wel praktijkgericht. Het belangrijkste hiermee is om de ontwikkeling van de medewerkers te stimuleren.

Voordelen van training on the job:

• Door de training op werk aan te bieden, zal dit sneller gebruikt worden om gelijk in de praktijk toe te passen.
• Nog een voordeel van een training on the job, is dat er snel feedback wordt gegeven aan de medewerkers die hiermee bezig zijn.
• Het gebruik hiervan zorgt er ook voor dat er weinig tijd verloren gaat aan arbeidsuren. Er kan vaak grotendeels goed doorgewerkt worden.
• Door middel van het leren op werk zorg je ervoor dat de resultaten die behaald worden gelijk in de praktijk worden gebruikt. Hieruit kan je gelijk zien welke aspecten goed zijn aangeleerd door de werknemers.

6. Op een goede manier inwerken

Het inwerken van werknemers is een onderdeel wat vaak wordt onderschat, ook wel onboarden genoemd. Onboarden is iets wat erg belangrijk is wanneer je al snel de praktijk in moet.

Wanneer een medewerker al goed ingewerkt is, zal deze medewerker al sneller productief zijn. Dit komt door de kennis en vaardigheden die al op een snelle manier zijn aangeleerd om zijn of haar rol in het bedrijf goed uit te voeren. Daarnaast helpt een goede inwerkperiode ook mee om sneller in de bedrijfscultuur te groeien, ook zorg je ervoor dat een nieuwe werknemer zich sneller thuis voelt. Wanneer een werknemer een inwerkperiode heeft gehad die erg onduidelijk en niet leuk was, zal dit ervoor zorgen dat werknemers sneller weer weg gaan.

Wanneer je je bedrijfsprocessen moet en wilt verbeteren, kan je gebruikmaken van een consultant. Dit kan een strategische keuze zijn om efficiëntie te verhogen, kosten te besparen en prestaties te verbeteren. Voor de rest heeft het inzetten van een consultant de volgende voordelen:

• Externe expertise: Een consultant heeft vaak erg veel ervaring en kennis op een bepaald vakgebied. Ze hebben vaak al met veel verschillende bedrijven en organisaties samengewerkt. Hierdoor kunnen ze goede adviezen geven op het gebied van bedrijfsprocessen.
• Objectiviteit: Een consultant van buitenaf kan een frisse en objectieve kijk hebben op de processen die er gehanteerd worden. Ze zijn voor de rest niet veel betrokken bij het bedrijf waardoor ze eerlijke adviezen geven.
• Tijdelijk inzetbaar: De consultants zijn tijdelijk te huren voor bepaalde periodes. Zo hoef je niet heel lang vast te zitten aan een bepaalde werknemer die een tijdelijke expertise doet.
• Innovatieve ideeën: Een consultant kan ideeën hebben die vaak over het hoofd worden gezien door de interne medewerkers. Ze kunnen een frisse blik geven op verschillende ideeën binnen een bedrijfsproces.

Een consultant inhuren kan dus een hoop voordelen meebrengen. Het is dus zeker aan te raden om hier gebruik van te maken.