Waarom worden ERP en CRM eigenlijk met elkaar vergeleken? Ze liggen behoorlijk in elkaars verlengden. Waar de ene meerdere afdelingen van het bedrijf beter laat samenwerken geeft de ander de juiste gegevens aan de werknemers om te kunnen samenwerken. Vandaar dat de systemen vaak ook tegelijkertijd in een bedrijf worden gebruikt. Zeker in combinatie met elkaar verhogen ze de efficiëntie van een bedrijf en de werkprestaties van de medewerkers.

Toch zijn er verschillen te vinden tussen ERP en CRM. Waar een ERP-systeem meer intern gericht is, vervult een CRM-systeem meer een rol richting de buitenkant. Dat is logisch, omdat je voor klantenbeheer meer extern gericht moet zijn. Ook is het zo dat het doel van deze twee systemen anders is. CRM-software is specifiek op relatie- en klantbeheer gericht, waar ERP-software meer een algemene taak heeft. Alle onderdelen en afdelingen worden door deze laatste aangepakt en is niet gericht op één specifiek onderdeel van het bedrijf.

Je wilt het liefst dat de software die je werknemers gebruiken met elkaar overweg kunnen. Dit scheelt tijd wat betreft inloggen, administratie, gegevens bijwerken en voorkomt dat er fouten worden gemaakt op basis van oude kennis. Door alles met elkaar te koppelen heeft iedereen de actuele informatie en kan er zoveel mogelijk worden geautomatiseerd. Vandaar dat je vaak een CRM-systeem aantreft als onderdeel van een ERP-systeem als JD Edwards. Deze moeten dan wel compatibel met elkaar zijn. Juist daarvoor kies je een provider uit die het eigenlijk als één geheel aanbiedt. Dan weet je zeker dat beide systemen goed met elkaar communiceren en minimaliseer je het tijdsverlies van meerdere systemen gebruiken.

Soms moet je hierbij inleveren op kwaliteit. Liever twee systemen die goed met elkaar geïntegreerd worden, maar iets algemener in opzet zijn, dan twee uiterst specifieke systemen die alleen op zichzelf kunnen werken. Wat dat betreft is het verschil tussen ERP en CRM niet zo heel groot: beide moeten goed kunnen samenwerken met de andere koppelingen die gemaakt zullen worden voor een efficiënt bedrijf.

Nu je weet wat het verschil is tussen ERP en CRM maak je makkelijker de keuze tussen meerdere systemen op basis van de behoefte van je bedrijf. Natuurlijk heb je het liefste zo veel mogelijk automatisering, maar als je echt zou moeten kiezen kun je kijken waar de focus ligt van je bedrijf. Ligt de grootste behoefte in de verkoopafdeling? Waar ze contact opnemen met klanten, producten verkopen en de klantenservice aanbieden? Dan heb je meer baat bij een CRM-systeem. Ligt de zwakke plek eerder in het algehele plaatje van projectmanagement, van de logistieke uitdagingen tot de productie, inkoop van grondstoffen, testen van de producten en het financiële plaatje? Dan heb je meer aan een ERP-systeem.

Je kunt het verschil in ERP en CRM ook zien in het licht van verandering en stabiliteit. Daar waar een ERP-systeem bedoeld is om juist meerdere andere modules te integreren zal het stabieler en robuuster zijn van opzet. Je wilt immers dat iets duidelijk en redelijk hetzelfde blijft als je meerdere softwarepakketten eraan wilt koppelen. Een CRM-systeem daarentegen moet juist snel kunnen veranderen. Verandert de vraag van je doelgroep? Dan verander jij mee. Komt er een nieuw product of komt er een nieuwe vraag naar een product? Dan moet je dit meteen kunnen implementeren in het al bestaande klantenbestand. Daarom kun je het verschil tussen ERP en CRM ook zien als een verschil in flexibiliteit.